Privacyverklaring

ENDOXIA B.V.

PRIVACYVERKLARING

Privacyverklaring

Hoe Endoxia B.V. persoonsgegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG.

Endoxia B.V.

Tweede Jan van der Heijdenstraat 16-1, 1073 VH Amsterdam, Nederland

endoxia.com · privacy@endoxia.com

Vertrouwelijk · © 2026 Endoxia B.V. · Alle rechten voorbehouden.

Inhoudsopgave

1. Wie zijn wij? 2

2. Contactgegevens 2

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij? 2

4. Gebruikers van het Platform 2

5. Vertegenwoordigers van klanten en leveranciers 3

6. Websitebezoekers 4

7. Cookies 4

8. Contactverzoeken 4

9. Nieuwsbrief 5

10. Sollicitanten 5

11. Persoonsgegevens in klantdata 5

12. AI-functionaliteiten 6

13. Doeleinden van verwerking 6

14. Verplichte informatie 6

15. Bewaartermijnen 6

16. Delen van persoonsgegevens 7

17. Subverwerkers 7

18. Internationale doorgiften 7

19. Beveiliging 8

20. Uw rechten 8

21. Websites van derden 8

22. Klachten 9

23. Wijzigingen 9

24. Contact 9

PRIVACYVERKLARING endoxia.com

1. Wie zijn wij?

Endoxia B.V. (“Endoxia”, “wij”, “ons”) ontwikkelt en exploiteert een AI-gedreven softwareplatform voor professionele dienstverleners en organisaties die werken met complexe documenten, kennisintensieve processen, regelgeving, transacties, compliancevraagstukken en advieswerkzaamheden.

Deze Privacyverklaring beschrijft hoe Endoxia persoonsgegevens verwerkt wanneer zij optreedt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

Voor persoonsgegevens die door klanten via het Platform worden verwerkt, treedt Endoxia in beginsel op als verwerker. Op die verwerkingen is de Verwerkersovereenkomst van toepassing.

2. Contactgegevens

Endoxia B.V.

Tweede Jan van der Heijdenstraat 16-1

1073 VH Amsterdam

Nederland

Website: endoxia.com

E-mail: privacy@endoxia.com

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens van:

gebruikers van het Platform;

vertegenwoordigers van klanten;

leveranciers;

websitebezoekers;

nieuwsbriefontvangers;

sollicitanten;

personen die contact opnemen met Endoxia.

4. Gebruikers van het Platform

Wanneer een gebruiker toegang krijgt tot het Platform, kunnen wij de volgende gegevens verwerken.

ACCOUNTGEGEVENS

naam;

zakelijk e-mailadres;

organisatie;

gebruikers-ID;

authenticatiegegevens.

GEBRUIKSGEGEVENS

loginmomenten;

sessiegegevens;

IP-adres;

apparaatgegevens;

browserinformatie;

gebruiksstatistieken;

logbestanden;

interacties met functionaliteiten.

DOELEINDEN

accountbeheer;

authenticatie;

beveiliging;

support;

productverbetering;

prestatieanalyse;

fraudepreventie.

RECHTSGROND

uitvoering van de overeenkomst;

gerechtvaardigd belang;

wettelijke verplichtingen waar van toepassing.

5. Vertegenwoordigers van klanten en leveranciers

Wij kunnen verwerken:

naam;

functie;

bedrijfsnaam;

e-mailadres;

telefoonnummer;

factuurgegevens;

betalingsgegevens;

correspondentie.

DOELEINDEN

relatiebeheer;

contractbeheer;

facturatie;

administratie;

ondersteuning;

naleving van wettelijke verplichtingen.

RECHTSGROND

uitvoering van de overeenkomst;

wettelijke verplichtingen;

gerechtvaardigd belang.

6. Websitebezoekers

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij verwerken:

IP-adres;

browsertype;

apparaattype;

besturingssysteem;

taalinstellingen;

bezochte pagina’s;

tijdstippen van bezoeken;

cookiegegevens.

DOELEINDEN

functioneren van de website;

beveiliging;

prestatieverbetering;

statistische analyse;

foutopsporing.

RECHTSGROND

gerechtvaardigd belang;

toestemming waar wettelijk vereist.

7. Cookies

Onze website en het Platform maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij een bezoek op uw apparaat wordt geplaatst en uw browser of apparaat herkent bij een volgend bezoek.

Wij gebruiken functionele, analytische en tracking-cookies. Tracking-cookies plaatsen wij uitsluitend met uw toestemming. Voor een volledig overzicht en uw instelmogelijkheden verwijzen wij naar onze Cookieverklaring.

8. Contactverzoeken

Wanneer u contact met ons opneemt, kunnen wij verwerken:

naam;

e-mailadres;

telefoonnummer;

inhoud van de correspondentie.

DOELEINDEN

beantwoorden van vragen;

behandelen van klachten;

supportverlening;

verbeteren van de dienstverlening.

RECHTSGROND

gerechtvaardigd belang;

uitvoering van de overeenkomst.

9. Nieuwsbrief

Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, verwerken wij:

naam;

e-mailadres.

DOELEINDEN

versturen van nieuwsbrieven;

productupdates;

evenementen;

bedrijfsnieuws.

RECHTSGROND

toestemming.

In iedere nieuwsbrief is een afmeldlink opgenomen. U kunt zich op ieder moment afmelden.

10. Sollicitanten

Indien u solliciteert bij Endoxia, kunnen wij verwerken:

naam;

contactgegevens;

curriculum vitae;

motivatiebrief;

werkervaring;

opleidingsgegevens;

LinkedIn-profiel en overige openbare profielen;

interviewnotities.

DOELEINDEN

beoordeling van sollicitaties;

selectieprocedures;

communicatie gedurende het sollicitatieproces.

RECHTSGROND

gerechtvaardigd belang;

toestemming waar vereist.

11. Persoonsgegevens in klantdata

Persoonsgegevens die klanten of gebruikers invoeren in het Platform, worden in beginsel verwerkt namens de klant.

In die situatie geldt dat:

de klant verwerkingsverantwoordelijke is;

Endoxia verwerker is.

Voor deze verwerkingen geldt de Verwerkersovereenkomst. Betrokkenen dienen zich in eerste instantie tot de betreffende klant te wenden.

12. AI-functionaliteiten

Het Platform maakt gebruik van kunstmatige intelligentie.

Wanneer klanten documenten of informatie verwerken via het Platform, kunnen persoonsgegevens onderdeel uitmaken van die verwerking. Endoxia gebruikt dergelijke persoonsgegevens uitsluitend om de overeengekomen diensten te leveren.

GEEN AI-TRAINING ZONDER TOESTEMMING

Endoxia gebruikt klantdata niet voor:

training van AI-modellen;

finetuning van AI-modellen;

verbetering van AI-modellen,

tenzij de betreffende klant daarvoor voorafgaand uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

13. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

levering van het Platform;

accountbeheer;

beveiliging;

support;

facturatie;

contractbeheer;

productverbetering;

statistische analyse;

fraudepreventie;

naleving van wetgeving;

communicatie;

recruitment.

14. Verplichte informatie

In bepaalde gevallen is het wettelijk of contractueel vereist dat u bepaalde persoonsgegevens aan ons verstrekt, bijvoorbeeld uw contactgegevens. Indien u deze gegevens niet verstrekt, kan dit tot gevolg hebben dat wij u bepaalde Diensten niet kunnen leveren of een deel van onze overeenkomst met u niet kunnen uitvoeren.

15. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. In beginsel gelden de volgende termijnen:

Indien wettelijke verplichtingen een langere termijn vereisen, geldt die langere termijn.

16. Delen van persoonsgegevens

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

hostingproviders;

cloudproviders;

e-mailproviders;

supportleveranciers;

beveiligingsleveranciers;

betaalproviders;

accountants;

juridische adviseurs;

toezichthouders;

overheidsinstanties.

Wij delen uitsluitend gegevens voor zover dat noodzakelijk is.

17. Subverwerkers

Voor de levering van het Platform maakt Endoxia gebruik van gespecialiseerde leveranciers.

Een actueel overzicht van Subverwerkers kan worden opgevraagd via privacy@endoxia.com.

18. Internationale doorgiften

Endoxia verwerkt persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte.

Indien doorgifte buiten de EER noodzakelijk is, zorgen wij voor passende waarborgen conform de AVG, waaronder waar nodig:

adequaatheidsbesluiten;

Standard Contractual Clauses;

aanvullende beveiligingsmaatregelen.

19. Beveiliging

Endoxia neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen omvatten onder meer:

encryptie tijdens transport;

toegangsbeheer;

authenticatie;

logging;

monitoring;

netwerkbeveiliging;

back-ups;

incidentmanagement;

leveranciersbeoordelingen.

20. Uw rechten

U heeft onder de AVG de volgende rechten:

inzage – u kunt ons vragen om inzage in en een kopie van uw persoonsgegevens;

rectificatie – u kunt ons vragen onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren;

verwijdering – u kunt ons vragen uw gegevens te wissen (het “recht om vergeten te worden”);

beperking – u kunt ons vragen het gebruik van uw gegevens tijdelijk te beperken;

dataportabiliteit – u kunt ons vragen uw gegevens in een gangbaar formaat over te dragen;

bezwaar – u kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder direct marketing;

intrekking van toestemming – wanneer de verwerking op toestemming berust, kunt u deze op ieder moment intrekken.

Verzoeken kunnen worden gericht aan privacy@endoxia.com. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren.

21. Websites van derden

Op onze website kunnen verwijzingen (hyperlinks) naar websites, producten of diensten van derden voorkomen. Endoxia heeft geen zeggenschap over deze websites en is niet verantwoordelijk voor de inhoud daarvan of voor de wijze waarop deze derden met persoonsgegevens omgaan. Op het gebruik van websites van derden zijn de voorwaarden en privacyverklaringen van die derden van toepassing.

22. Klachten

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

23. Wijzigingen

Endoxia kan deze Privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op endoxia.com.

Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij gebruikers en klanten hierover.

24. Contact

Voor vragen over privacy of gegevensbescherming:

Endoxia B.V.

Tweede Jan van der Heijdenstraat 16-1, 1073 VH Amsterdam

Privacy Officer: privacy@endoxia.com

Website: endoxia.com